Hoi onderwijscollega’s, we kennen het waarschijnlijk allemaal wel. Het schooljaar is bijna afgelopen en wat moesten we ook al weer doen dit jaar en wat is er niet gedaan en wat moet er volgend jaar in ieder geval gedaan worden. We maken lijstjes (in Excel) om niet te vergeten wat we niet hadden gedaan en wat we na de vakantie nog moeten oppakken. Althans, zo verging het mij meerdere jaren. Ad-Hoc maar toch ook wel gemakkelijk. Wie schrijft die blijft. Maar ik deed niet aan portfoliomanagement. 😉
Begrotingcyclus
Zodra we in september weer vol aan de bak gaan worden we al snel geconfronteerd met de begrotingscyclus. En dan komen de Excel sheets ook weer tevoorschijn. Alles wat nieuw verzameld is en de Excel sheet van vorig schooljaar, wordt keurig in Excel sheets van financiën ingevoerd en uiteindelijk belandt dit bij wie dan ook maar de ICT-begroting moet zien rond te krijgen. Alle aanvragen samen kom je tot de conclusie dat bv. 100 projecten wel veel is om uit te voeren in aankomend kalenderjaar. Dus moeten er keuzes gemaakt worden. En hoe maak je dan een keuze welke projecten doorgang vinden of welke niet?
Portfoliomanagement
Portfoliomanagement is een moeilijk onderwerp in het mbo-onderwijs en toch moeten keuzes gemaakt worden ter voorkoming van een ontploffend applicatielandschap of uitputting van je personele inzet. Het moet dus anders!
Allereerst zou een onderbouwde aanvraag van de proceseigenaar afkomstig moeten zijn die verantwoordelijk is voor de procesketen waarin de applicatie zich bevindt. Onderbouwt in de zin van een aanvraag met een doel, nut, noodzaak en bijdrage aan maatschappelijke opdracht.
Ten tweede hebben je de architectuurprincipes in de MORA zoals “Hergebruik gaat voor kopen en voor maken”, dus wordt gekeken of de functionaliteit al aanwezig is binnen het bestaande applicatielandschap. Inzicht je je applicatielandschap en de functionaliteiten hiervan heb je dan wel nodig. Zo ja, dan hergebruik je die applicatie. Dit sluit namelijk weer aan op het MORA-principe “De informatievoorziening wordt zodanig ingericht dat er op een duurzame en verantwoorde manier wordt omgegaan met mensen, middelen, informatie en energieverbruik”. Vastgestelde architectuurprincipes helpen je dus bij de uitvoering van portfoliomanagement.
En natuurlijk zijn er meer stappen te volgen in Project Portfolio Management, maar grofweg kun je onderstaand stappenplan volgen:
Stappenplan Portfoliomanagement
1.) Aanvraag wordt ingediend (door (proces)eigenaar)
2.) Aanvraag wordt getoetst op de architectuur principes (MORA).
3.) Aanvraag wordt gewogen via vastgestelde criteria (Waardenkader)
4.) Bepalen impact en inspanning
5.) Prioriteren conform weging
6.) Adviesrapport Project Portfolio opstellen
7.) Afstemmen adviesrapport
8.) Communiceren en toelichten adviesrapport
9.) Monitoren voortgang Project Portfolio Management
10.) Evalueren Project Portfolio Management
Hoe hebben jullie Project Portfolio Management ingericht? Ik ga hierover graag met jullie in gesprek. Wat mij betreft tot snel!